Recrutement d’un.e Consultant.e pour la Revue du Manuel de Procédures Administrative, Comptable et Financière de JGEN

I- CONTEXTE GENERAL : 

JGEN est une organisation féministe à but non lucratif créée en 2016, elle travaille dans les domaines de la santé des femmes et des filles, de l’élimination des violences basées sur le genre, dans l’entreprenariat social féminin et dans la construction et le développement des mouvements féministes au Sénégal et en Afrique francophone. 

Dans le cadre de la mise en oeuvre de ses missions, JGEN s’est engagée depuis quelques années dans le processus de la modernisation de ses services, de son environnement de travail, de la modernisation de ses infrastructures et de la sécurisation de son patrimoine. JGEN s’est aussi alignée dans la logique de disposer d’une forte capacité organisationnelle qui garantit la fiabilité de l’organisation, sa crédibilité et un attachement au principe de la redevabilité. Dans sa démarche de structuration, professionnalisation et d’amélioration continue, JGEN entend disposer de l’ensemble des procédures et documents stratégiques opportuns pour une organisation qui répond aux exigences administratives et financières. C’est dans ce contexte que JGEN lance le recrutement d’un consultant ou d’un cabinet spécialiste en vue d’une revue de son manuel de procédures, de former l’équipe et les membres sur les règles et procédures de gestion administrative, financière et comptable dans un système de gestion intégrée 

Présentation de JGEN Sénégal 

JGEN Sénégal est une association féministe à but non lucratif créée en 2016, elle oeuvre pour l’abandon des violences basées sur le genre et entend contribuer efficacement à mettre fin aux violences sexuelles et sexistes à l’égard des femmes et des filles. JGEN Sénégal travaille aussi dans la co construction du mouvement féministe au Sénégal et en Afrique francophone. JGEN intègre aussi un volet entrepreneuriat social qui travaille spécifiquement dans la mise en réseau des femmes entrepreneures et dans le partage de connaissances et de pratiques entrepreneuriales solidaires innovantes à haut impact social et économique.

JGEN s’identifie comme organisation féministe et s’engage pour l’équité et la justice sociale, contribue à mettre fin au sexisme, à l’exploitation et à l’oppression sexistes et à réaliser la pleine égalité de genre en droit et en pratique. 

Vision de JGEN Sénégal 

Réaliser l’égalité des sexes au plan social, économique et politique afin d’assurer un meilleur cadre de vie a toutes les femmes et filles. 

Les valeurs féministes chez JGEN Sénégal : 

Respect fondamental des droits humains : JGEN est une association qui promeut le respect fondamental des droits humains, elle croit profondément à l’égalité des hommes et des femmes en dignité et en droits. 

En tant que Féministes africaines, nous nous retrouvons pleinement dans des principes éthiques féministes énoncés dans la charte des principes féministes pour les féministes d’Afrique : 

 L’indivisibilité, l’inaliénabilité et l’universalité des droits de la femme. La participation effective dans la création et le renforcement progressif d’un réseau féministe africain dans le but d’instaurer des changements. 

 Un esprit de solidarité et de respect mutuel basé sur une discussion franche, honnête et ouverte sur les désaccords possibles entre les unes et les autres. 

 Le soutien et l’attention envers d’autres féministes africaines, sans ignorer son propre bien-être. 

 La non-violence et la construction d’une société où règne la paix. 

 Les droits des femmes à une vie sans oppression patriarcale, sans discrimination et sans violence. 

 Le droit pour toutes les femmes d’accéder à des moyens d’existence durables et légitimes, à l’assistance sociale comprenant des soins médicaux de qualité, une éducation, l’eau et des infrastructures sanitaires de qualité. 

 La liberté de choix et d’autonomie en ce qui concerne l’intégrité corporelle y compris les droits reproductifs, l’avortement sécurisé « en cas d’inceste et de viol pour le contexte sénégalais ». 

 La reconnaissance et la présentation des femmes africaines comme étant les sujets et non les objets de notre travail, et comme étant les agentes de leur vie et sociétés. 

 Le droit à des relations saines, mutuelles, personnelles et épanouissantes qui reflètent un respect mutuel. 

 Le droit d’exprimer leur spiritualité en toute liberté. 

JGEN travaille aussi dans la protection des droits des enfants, il est donc attendu de tous nos prestataires le respect des normes de sauvegarde et de protection des enfants et des adultes. Nous devons assurer la sécurité des enfants. Notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus. Nous ne tolérons aucune forme de maltraitance des enfants. Tout prestataire doit s’engager à travailler avec des partenaires qui promeuvent la diversité, l’équité et l’ouverture à tous et qui luttent contre le racisme, les inégalités hommes-femmes et la discrimination sous toutes ses formes, ainsi qu’à adopter des comportements positifs qui démontrent un attachement à l’égalité et au respect de tous/tes, collègues, partenaires et communautés. 

II- Objectif Général : 

La consultation a pour objectif de réaliser le diagnostic du système en place et des capacités de gestion administrative, comptable et financière de l’organisation en vue d’actualiser le manuel, de former l’équipe et les membres sur les règles et procédures de gestion administrative, financière et comptable. 

III- Objectif Spécifiques : 

Plus spécifiquement les objectifs assignés à cette mission de consultance sont les suivants : 

 Faire un état des lieux des procédures, règles et outils de gestion administrative, comptable et financière qui existent au sein de l’organisation : qu’elles soient écrites ou non écrites ; 

 Identifier les faiblesses et/ ou insuffisances de l’actuel manuel de gestion en vue de toute action correctrice nécessaire dans le nouveau ; 

 Identifier les bonnes pratiques à capitaliser dans le nouveau manuel ; 

 Prendre en compte toutes les nouvelles exigences de gestion applicable suivant le nouveau système SYSBNL pour les organisations non gouvernementales ; 

 Revoir le manuel de procédures adapté aux besoins et aux capacités de l’organisation; en faisant la description claire du système de gestion et des outils à mettre en place pour améliorer les aspects organisationnels, institutionnels, la gestion comptable, financière, l’administration etc. ; 

 Former le personnel de l’organisation sur le manuel et à l’application effective des procédures et règles de gestion administrative, comptable et financière. 

IV- RESULTAS ATTENDUS : 

Les résultats attendus à cette mission sont les : 

 Le diagnostic de l’existant en termes de procédures, administratives, comptables et financière est fait et le rapport disponible avec les recommandations du consultant ; 

 Le manuel de procédures administratives, comptables et financières écrites et adaptées à JGEN est actualisé ; 

 Les membres du personnel de l’organisation sont formés à l’utilisation effective du manuel et l’appliquent effectivement ; 

 Le système de classement et d’archivage est mis en place, tenu à jour de façon sécurisée (à l’abri des pertes de documents ou de tout autre risque). 

V- Etendue de la Mission 

La mission consistera à la révision du système de gestion administrative, financière, comptable et de contrôle telle que décrite dans le manuel existant. Au cours de cette phase, le consultant rédigera le manuel de procédures et procédera à la description générale des tâches en vue de l’adapter au contexte actuel de l’organisation. 

Les principales procédures à mettre en place ou à réviser sont les suivantes : 

• Administration générale des projets ; 

• Procédures budgétaires ; 

• Les procédures de gestion du personnel ; 

• Procédures financières et comptables ; 

• Les procédures d’acquisition et de gestion des biens et services 

• Les procédures de trésorerie ; 

• Les régies d’avances ; 

• Les préfinancements ; 

• Les autorisations de paiement ; 

• Les avances ; 

Le/la Consultant(e) proposera une méthodologie de travail avec des outils de collecte des données (questionnaire, guide d’entretien fiche de dépouillement) à administrer aux différentes parties prenantes de JGEN et éventuellement des partenaires techniques et financiers. 

VI- Profil requis pour la consultation 

Le consultant peut être individuel ou une structure spécialisée, en conformité avec la loi (impôts et autres) en vigueur avec l’administration du pays, de type bureau de gestion ou cabinet d’audit et ayant une expérience avérée dans l’organisation et la mise en place de système de gestion au sein des Organisations internationales, projets de développement. 

Le prestataire fournira une équipe compétente de travail pour la réalisation efficace et efficiente de la mission. Toutefois, des compétences minimales suivantes sont requises : 

 Le Consultant doit disposer d’une équipe complète et compétente dans le domaine de l’élaboration de manuels de procédures de gestion, d’organisation et de tenue de la comptabilité 

 Sa capacité à pouvoir faire appel pour ce travail à des expertises aux compétences complémentaires pour la réussite de la mission sera un atout. 

 Le consultant est tenu d’effectuer toute la mission conformément aux présents termes de référence. 

 Il mettra tout en oeuvre pour exécuter sa mission avec probité et dans les règles de l’art. 

 Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans le développement de base de données SE ; 

 Avoir une bonne maitrise du cycle des projets (Conception, gestion, suivi-évaluation et capitalisation) ; 

 Avoir une expérience avérée dans une organisation/mission internationale serait un atout ; 

 Avoir une expérience significative dans le domaine de la conduite de travaux similaires ; 

 Avoir une bonne connaissance du milieu des ONGs et associations au niveau local et régional ; 

VALEURS FONDAMENTALES : 

 Respect de la diversité 

 Intégrité 

 Professionnalisme 

LES CONPETENCES DE BASE : 

 Sensibilité aux questions de genre 

 Responsabilité 

 Créativité dans la Résolution de problèmes 

 Communication efficace 

 Collaboration inclusive 

 Engagement des parties prenantes 

 Montrer l’exemple 

VII- SUIVI DE LA MISSION : 

La mission sera supervisée par la Direction de JGEN qui facilitera les contacts avec le personnel et l’accès aux documents nécessaires à la bonne réalisation de la mission. 

Un briefing aura lieu au démarrage de la mission et des rencontres seront organisées avec la Direction pour analyser et valider les produits aux différentes étapes de la mission. 

VIII- DURÉE DE LA MISSION 

La durée de la consultance est de 20 jours de travail effectif et répartis sur une période d’un mois à partir de la date de signature du contrat. 

IX- SOUMISSION DES OFFRES 

JGEN accepte des candidatures individuelles ou collectives incluant au moins un spécialiste en revue de manuel de procédures administrative, financière et comptable. 

a) Composition des offres 

• Une offre technique comprenant : 

– Une compréhension des TDR et une méthodologie claire ainsi que les activités à menées ; 

– Le Curriculum Vitae du consultant ou de chaque membre de l’équipe ; 

• Une offre financière détaillée comprenant les coûts lignés à la réalisation de la mission 

b) Lieu et date limite de dépôt 

Les soumissionnaires adresseront leurs offres (techniques et financières) au plus tard le 05 Octobre 2024 par E-mail à info@jgen.sn avec copie à program-manager@jgen.sn .